Kanban sisteminin en basit formudur diyebiliriz. Bir örnekle nasıl çalıştığını açıklayalım:
Diyelim ki bir hastanede sarf malzeme depo yöneticisiniz. Müdürünüz sizden çok anlaşılır bir şey istiyor: a) hastaneyi stoksuz bırakma, b) aşırı stokla çalışma, çünkü stok paradır.
Geleneksel yöntemde, bir stok takip programı kullanmanız ve stok seviyesi azaldıkça ilgili malzemeler için sipariş vermeniz gerekir. Bu arada birçok problemle baş etmeye çalışırsınız: Sistemdeki stoklarla gerçek stoklar arasında uyuşmazlık olur, malzeme giriş ve çıkış kayıtlarını önce bir forma sonra sisteme girmeniz gerekir, malzeme bitme endişesiyle aşırı stok yaparsınız, bir grup malzemenin son kullanma tarihinin geçtiğini fark edersiniz, vesaire, vesaire.
2 kutu sistemi son derece basit, yalın ve neredeyse bilgisayar gerektirmeyen ve kusursuz çalışan bir sistemdir.
2 kutu sistemi için önce tüm sarf malzemeleriniz için günlük tüketim miktarını ve tedarik süresini hesaplarsınız. Her bir sarfı 2 kutuya koyacağınızı düşünerek her bir kutu içinde yer alacak sarf malzemesi sayısını hesaplarsınız.
Örneğin, bir ön çalışma ile “şırınga seti” için şuna benzer bir veriye ulaşırsınız. “2 kutunun her birine 30 adet şırınga seti koyarsam, (toplam 60 şırınga) şırınga stoğu hiç bitmeden ve aşırı stok yapmadan hastanenin ihtiyacını karşılayabilirim”. Tabii ki her biri 30 şırınga seti alacak 2 kutunun fiziksel boyutlarını belirleyip bu kutuları temin etmeniz gerekir: ne çok küçük ne de gereksiz yere büyük.
Sonrasında yapmanız gereken şey depoda bir raf sistemi yapmak, şırınga kutularının duracağı gözü belirlemek ve her birinde 30 adet şırınga bulunan 2 kutuyu ilgili göze arka arkaya koymaktır. İlgili bölümler sizden şırınga istedikçe ( 3 adet, 5 adet gibi) öndeki kutudan alıp verebilirsiniz.
Öndeki kutu bitince bu kutuyu yerinden çıkarırsınız. Böylece arkadaki dolu şırınga kutusu öne kayar (raflar öne doğru hafif eğimli olmalıdır). Elinizdeki boş kutu ise en üst rafa konur. En üst rafta sarf malzemesi yoktur sadece boş kutuların konması için tahsis edilmiştir.
Önceden tespit ettiğiniz belirli aralıklarla (örneğin 2 saatte 1 gibi) bir görevli depoyu ziyaret eder ve sadece en üst raflardaki boş kutuları inceler. Boş kutuların üzerindeki etiket bilgilerini kaydeder veya tercihan kutu üzerindeki barkodu okutarak 30 adet şırınga talebinin şırınga tedarikçisine otomatik gönderilmesini sağlar.
Tedarikçi 30 adet şırıngayı hastane deposuna gönderdiğinde şırıngalar boş şırınga kutusunun içine konur ve dolu kutu şırıngaların durduğu göze, öndeki kutunun arkasına konur. Öndeki kutu boşaldığında üstteki döngü tekrar eder. Mevcut şırınga stoğu asla 60’dan daha fazla olamaz.
Tabii şırınga dışındaki diğer sarflar da benzer bir sistemle çalışır. Malzemeler tüketildikçe tedarikçiye otomatik sipariş gönderilir.
“Ne kadar stok kalmış, kritik stok seviyesinin altında mıyım” gibi karmaşık tedarik yazılımlarına gerek yok, malzeme tüketildikçe kendi kendine çalışan hem basit, hem etkin, harika bir sistem.
Çalışır mı? Çalışır, hem de şiir gibi!
🙂