Liderler, Yöneticiler, İdareciler

“Liderlik”, “yöneticilik” ve “idarecilik” kavramları birbiri içine geçmiş, birbiri ile kesişmiş kavramlardır. Bu yazıda bu kavramların ortak ve farklı yanlarından bahsedeceğiz.

Önce “Liderlik” ile başlayalım:

“Lider” zor günlerin adamıdır. Toplumlar ve şirketler varlıklarını tehdit altında hissettiklerinde lidere ihtiyaç duyarlar. Lider hedefe kitlenir ve hedefe dümdüz ilerler, liderlik ettiği toplumu zor durumdan çıkarmak için ne lâzımsa yapar.

Liderin hedefi net ve ölçülebilirdir. Bu hedefe ulaşmak uğruna risk alır. Savaşta kendini ve askerlerini gözünü kırpmadan ölüme atar. Şirketi kurtarmak söz konusuysa radikal önlemler alır, elemanları işten çıkarır, yasa dışı yollara sapmaktan bile çekinmez. 

Bir dakika! Burada kararları kim alıyor?

Liderler kriz ortamı sona erdiğinde eski güçlerini kaybeder. Bunun birkaç sebebi vardır. Birincisi kriz döneminde tüm varlığı ile lidere destek veren bireyler yorulur ve bir nebze rahatlamak isterler. İkincisi liderin varlık sebebi olan “büyük tehditin” artık kalkmış olması ve doğası gereği artık lidere olan ihtiyacın azalmış olmasıdır.

Çoğu lider, güçlerini kaybetmek istemediği için kriz sona erse bile büyük tehditin geçmediği ve geçmeyeceğine dair sahte bir algı oluşturur ve iktidarlarını korumaya çalışır. Bu durum lider profili taşıyan şirket yöneticilerinde ve politikacılarda sıkça görülür.

Gelelim “Yöneticilere

Şavaş ortamı sona erip krizden çıkıldığında liderin yerini uzun yol şoförü “yönetici” alır. “Yönetici” tıpkı “lider” gibi ekibini motive etmek durumundadır. Fakat bu motivasyonu ölüm-kalım zemini yerine “sürdürülebilir gelecek” üzerine inşa eder.

Verimliğin sonu olmayan uzun ve zahmetli bir yolculuk olduğunu bilir. Ağır ve sağlam adımlarla yol almaları “lider” ve “idareci” grupta bulunmayan özellikler olduğundan bu gruplar tarafından kıskanılır ve pek sevilmezler. 

Yöneticiler orta ve uzun vadeli hedeflere ustaca odaklanırken kriz durumunda aşırı detaycı veya tutuk kalabilirler.    

Yönetici kriz dönemlerinde lidere dönüşebilir. Fakat bir liderin kriz sona erdiğinde yönetici olması pek rastlanan bir durum değildir.

Ve “idareciler

İdareciler işleri “sevk ve idare” ederler yani yapılması gereken günlük işleri ifa ederler. Günlük işlerin dışında hâkim güçler neyi seviyorsa, neyi istiyorsa sadece onu yaparlar, istemediklerini yapmazlar hatta teklif bile etmezler. Hâkim güçlerin neyi isteyip istemediği belli olmadığı durumlarda ise bu belirsizlik ortadan kalkıncaya kadar ortada görünmezler.

Lider ve yönetici profilinin aksine “idarecilerin” ekibini motive etmek gibi bir dertleri yoktur. Çünkü onları peşinden sürüklemesi gibi bir kaygısı yoktur. Hayat felsefeleri çok basittir: Hâkim güçlerin dünyasında, herkesin yapması gereken işler vardır ve herkes o işleri yapmalıdır, o kadar. 

Ben o’yum, o benim! Beni izle kurtul!

Aslında “idareci” olup kendini “lider” gibi pazarlayanlar vardır. Bunlar güçlü belagatlarıyla şirketi A noktasından B noktasına taşıyormuş illüzyonu yaratırlar. Oysa yaptıkları, ustaca manevralarla hakim güçlerin gözüne girmekten başka bir şey değildir.

İdareciler ekiplerinde yönetici profili bulunmasını istemezler. Buna karşın, yönetici profilinin sayıca fazla olduğu cesaretlendirici ortamlarda, idareciler bir süre sonra yöneticilik özellikleri kazanabilirler, fakat liderlik yapamazlar. Bu yüzden liderler yöneticiler yerine idarecilerle çalışmayı tercih ederler.

Özetle,

  • “Lider” kriz günlerinin adamıdır, kriz biter lider boşluğa düşer.
  • “Yönetici” uzun soluklu işlerin adamıdır. Hızlı karar alınması gereken kriz şartlarında bocalayabilir.
  • “İdareci” statükocudur, mevcut durumu idame eder, maceraya girmez. 

Yazının başında da bahsettiğimiz gibi kimse tek başına “lider”, “yönetici” veya “idareci” değildir. Herkes kişiliğinde bu üç profilden bir miktar barındırır. Hatta, yaşanan travmalara göre bu miktarlar değişikliğe uğrayabilir.

Şimdi liderlik, yöneticilik ve idarecilik özellikleriniz için kendinize 100 üzerinden puan verebilirsiniz.

  • Herhangi bir profile “sıfır” verdiyseniz samimi değilsiniz. Kendinizi tekrar puanlayın
  • Herhangi bir profile “100” verdiyseniz samimi değilsiniz. Kendinizi tekrar puanlayın
  • En yüksek puan alan profil ana profilinizdir.
  • En düşük puan profil en zayıf profilinizi belirler.

Eskiler “selamet ortadadır” demişler. Yüksek puanınızı törpülemeye, düşük profilinizi güçlendirmeye bakın.

Kolay gelsin

🙂

Üretimde Agile (Çevik) yaklaşım

Çok eskilere gitmeye gerek yok bundan yaklaşık 25 yıl önce Amerika’da yazılım üretici firmaların patronları istedikleri kalitede ve hızda yazılım üretememekle ilgili kafayı yeme noktasına geliyorlar.

Bunun üzerine akil adamlar bir araya gelip toplantı üzerine toplantı yapıyorlar. Mevcut sisteme alternatif radikal bir çözüm var mıdır diye kafa patlatıyorlar.

O güne kadar hâkim sistem “şelale” (waterfall) sistemi. Yani “önce analiz dokümanı hazırlanır, ardından müşteriye onaylatılır, sonra yazılım geliştirilir, test bölümü gerekli testleri yapar, müşteriye sunuş yapılır ve en son canlı uygulamaya geçilir” falan gibi bir düşünce hâkim.

Tabii her konuda olduğu gibi planlanan ile gerçekleşen çoğunlukla örtüşmüyor; “okunamayacak uzunlukta ve detayda dokümanlar, müşteri talebindeki güncellemeler, bitmek bilmeyen projeler, mutsuz müşteriler, mutsuz satıcılar, vs, vs.

“Peki neden” diye sorduklarında şu cevabı itiraf ediyorlar: “Hem teknoloji hem de müşteri talepleri o kadar çeşitlendi ki bu şartlarda proje yönetimi kaçınılmaz olarak kaotik bir hâl alıyor”

Yıllar süren çalışmalar ve denemeler sonucunda yeni bir yolun ilk taşlarını döşüyorlar. Örneğin şöyle diyorlar: “Müşteri dâhil hiç kimse, projenin ilk evrelerinde talebin ne olduğunu tam olarak bilemez”. Böylelikle şelale sisteminde peşisıra ilerleyen süreçler yerine daha kısa süren ve her fazda parçalı üretim yapabilecekleri bir sistem hayal ediyorlar.

Ardından aşağıdaki 4 maddelik Agile manifestosunu yazıyorlar. Çevik manifestoda ilk argüman yerine ikinci argümana önem verin diyorlar (Dikkat ilk argümanı boş verin demiyorlar). Çünkü her işletmenin zamanı ve enerjisi sınırlıdır. Her şeyi mükemmel yapamayız fakat enerjimizi daha önemli alanlara yönlendirebiliriz.

Zıtların uyumu
Zıtların uyumu

  1. Araçlar ve süreçler yerine şahıslar ve onların etkileşimlerine önem verin

Yani “araç ve süreç elbet önemli ama daha önemlisi onu etkin kullanabilen ve iletişim halindeki ekiptir”.

  1. Muhteşem dokümantasyon yerine çalışan ürüne önem verin

Binlerce sayfa dokümanı kimse okumaz, güncellemesi zordur, katma değeri düşüktür. Ürün sağlamsa doküman okuma ihtiyacı kendiliğinden azalır.

  1. Kontrat ve şartnameler yerine müşteri ile işbirliğine gidin

Yani yapabildiğiniz ölçüde yaptığınız işin “belirsizliğini ve değişkenliğini” müşteri ile paylaşın. İdeal ürünü üretmekle ilgili müşteriyi de süreçlerinize dâhil etmeye çalışın

  1. Orijinal plana sımsıkı sadık kalmak yerine değişime cevap verebilen bir sistem kurun

Üretiminde (hatta iş dışı yaşamda da öyle) hiçbir şey planlandığı gibi olmaz. Uzun vadeli detaylı planlar yapmak yerine değişiklik taleplerine nasıl cevap vereceğinize yoğunlaşın

İşte son yıllarda yazılım için geliştirilmiş Agile sistemi fabrikalar için de alternatif bir sistem olabilir mi kafa yoran ve hatta uygulamaya geçen işletmeler görüyoruz.

Tabii stardard bir seri üretim yapıyorsanız Agile (Çevik) yaklaşım sizin için uygun olmayabilir. Fakat aşağıda bazı örneklerini verdiğim süreçler Çevik yaklaşım için uygun olabilir:

  • Proje usülü çalışmalar (her ürün farklı proje)
  • AR-GE projeleri
  • Fabrika içi süreç iyileştirme çalışmaları
  • Fabrika içi yalın uygulamalar

Bu yazıda Çevik sistemin tüm detaylarını konuşmak elbette mümkün değil. Yine de fabrikalar için bazı Çevik yaklaşım uygulama örnekleri verelim:

  • Uzun bir zaman sonra projenin tamamlanması ile ilgili tek bir hedef yerine örneğin 3 haftalık dönemler ve hedefler belirleyin (sprint). 3 hafta sonunda başarı seviyenizi ve sizi engelleyen konuları gözden geçirin.

Kendi kendini yöneten ekip
Kendi kendini yöneten ekip

  • 1’den fazla çalışma takımı oluşturun. Takımlarınıza özerklik verin. Her takımın neyi ne zaman yapacağına kendilerinin karar vermesini, takımın başarısını kendilerinin ölçmesini ve yorumlamasını sağlayın. Günlük kısa toplantılarla ekip içi iletişimi arttırmaya çalışın. Takımların performansını karşılaştıracak sistemler kurun.
  • Ekibinize önem verin. İyi ekip hatasız bir defada üretim anlamına gelecektir.
  • Mümkün olduğu ölçüde müşterinizi proje süreçlerinize dâhil edin. Ürün kısmi olarak tamamlandığında müşterinizle gözden geçirme toplantısı yapın. Mevcut durumunuzu, tadilat taleplerini mevcut darboğazlarınızı müşteri ile paylaşın.

Müşteri ile işbirliği mümkün olabilir mi?
Müşteri ile işbirliği mümkün olabilir mi?

  • Değişim taleplerinin nasıl ele alınacağı, mevcut planı ne şekilde aksatacağının izlenmesi ile ilgili sistem tasarlayın

Dokümanda boğulmayın, gereksiz açıklamalardan sakının. Basit videolar veya şematik gösterimlerin de doküman olarak kullanılabileceğini unutmayın

 

Çevik yaklaşımın orta vadede işletmelerde önem kazanacağını düşünüyorum.

🙂

 

Kanban hakkında doğru bilinen yanlışlar

  • Biz sipariş usulü çalışıyoruz, o yüzden Kanban bize uygun değil

Sipariş usulü çalışıyor olmanız Kanban kullanımına engel değildir. Kanban’da ilk hedef çok üretilen ürün grubu olmalıdır. Sipariş usulü çalışıyor olsanız bile çok üretilen ürün veya ürün grupları için sürekli imalat yapıldığını göreceksiniz.

Onlar da siparişe göre üretiyor fakat malzemeler aynı
Onlar da siparişe göre üretiyor fakat malzemeler aynı

Çekme, adı üstünde “tükettikçe üret” mantığını öne sürer. Bu yüzden sipariş üzerine çalışıyor olmanız “çekme” ile tamamen uyumludur.

  • Biz proje usulü çalışıyoruz, örneğin her proje için farklı bir tekne yapıyoruz, o yüzden Kanban bize uygun değil

Proje usulü çalışmalarda da çok kullanılan malzemeler bulunur. Örneğin tekne için saç paneller, krom malzemeler ve ahşap malzemeler gibi. Bu gibi malzemelerin gereksiz yere zamanından önce tedarik edilmesi (ve parasının ödenmesi) ile ilgili kaygılarınız varsa bu tip malzemeler için Kanban uygulaması yapabilirsiniz.

Fakat imalat hattınızda 1 adet tekne varsa ve teknede 1 adet telsiz kullanılıyorsa, telsiz için Kanban kullanmanız elbette anlamsız olur.

Ayrıca proje usulü çalışan firmalar çoğu, mevcut projelerini devam ederken bir başka projeye başlar. Bu durum yukarda saydığımız bazı malzemelerin tedariği ile ilgili akış oluşmasını gerektirir.

  • MRP sistemini oturtmamız yıllar aldı, şu an işimizi MRP ile yönetebiliyoruz. Kanban’ın bazı olumlu yanları olabilir ama bütün bunlar bizim Kanban’a geçmemizi gerektiren itici güç olmaktan çok uzak.

Kanban ile MRP kavramlarını sadece malzeme tedariği ve iş emirleri ile sınırlı tutuğunuz için haklı gibi görüyorsunuz. Fakat bu yeterince geniş ve doğru bir bakış açısı olmaktan uzaktır.

Kanban’ı bir bütünün parçası olarak görmeden doğrudan uygularsanız bazı basit depo operasyonları için belirli faydalar sağlasanız da Kanban uygulamasının faydalarını diğer insanlara izah etmekte zorlanırsınız; özellikle de Kanban’a ilk günden itibaren direnç gösterenlere (ki, biz onlara “düşmanlar” diyoruz :).

“Sürekli akış”, “7 israfla mücadele”, “problemleri görünür hâle getiren (ve tabii onları çözebilen) organizasyonlar oluşturma” kavramlarını ve bu kavramların ölçülebilen ve ölçülemeyen faydalarının şirketinizi nerelere uçurabileceğini görmeye başladığınızda Kanban sizin için vazgeçilmesi mümkün olmayan kıymetli bir araç hâline gelecektir.

  • Belki bir gün Kanban’a geçebiliriz ama biz daha geleneksel MRP’yi bile tam oturtamadık. Hele bir MRP’de istediğimiz noktaya gelelim, Kanban’ı o zaman düşünürüz.

Aslında, tam tersi,  MRP’ye hiç başlamamış olsanız belki Kanban’a geçmeniz çok daha kolay olabilirdi.

Acılarla yaşamaya alışmış olabilir miyiz?
Acılarla yaşamaya alışmış olabilir miyiz?

MRP dibine kadar “itme” mantığı ile çalışır. Siz MRP’de ilerledikçe “itme” kavramı damarlarınıza kadar nüfuz eder.

Makro-mikro seviyede MRP âlemine bu derece daldıktan sonra “itmeyi unutun çekmeye geçiyoruz” dediğinizde birçok insanın şoke olması gayet anlaşılabilir bir durumdur. Arabanızda gaz ve fren pedallarının yerinin değişmesi gibi bir etki yapar âdeta.

Yani Kanban’a geçmek için MRP’nin bir yerlere gelmesini veya gelmemesini beklemenize gerek yok. Önemli olan “çekme” sistemine geçmenizi gerektiren nedenleri tam olarak anlayabilmek.

  • Hammadde, yarı mamul ve mamul sayımız binlerle ifade ediliyor. Bu yüksek rakamlarla bizim Kanban’ı kullanmamız mümkün değil.

Yüksek sayıda parçayı Kanban ile yönetmek, elbette az sayıda parçayı Kanban ile yönetmekten daha zahmetlidir.

Ama unutmayın ki aynı şey MRP için de geçerlidir. Yani, yüksek sayıda parçayı MRP ile yönetmek, az sayıda parçayı MRP ile yönetmekten daha zahmetlidir.

Tekrar hatırlatalım: Kanban “akışa yolculukta” olmazsa olmaz bir araçtır. Akışa yolculuğun ilk hedefi çok üretilen (high-runner) parçalar olmalıdır. Onların sayısı beklediğiniz kadar yüksek olmayabilir. Yüksek olsa bile baş edilmesi, yönetilmesi elbette mümkündür.

Darboğazlar olsa bile hiçbir şey aşılamaz değildir; yeter ki siz yeterli zaman, enerji ve emek harcayın. Pratik olmak, genellemelerden kaçınmak, sorunları vaka bazında incelemek doğru yaklaşımlardır.

  • Bizim bu işçilerle Kanban mı uygulayacaksınız? Unutun!

Eğer, a) işçileriniz kötü niyetliyse yani bile bile şirketi dinamitliyorsa, b) çok sık eleman değişimi oluyorsa c) işçileriniz verdiğiniz herhangi bir işi yapmıyorsa ve siz ona hesap soramıyorsanız, o zaman haklısınız.

Yukardaki durumlar dışında Kanban uygulamasının işçilerle bir ilgisi yoktur.

Öncelikle, Kanban’da işçiden yapması beklenen kurallar çok basittir. Hatta MRP ile iş emri takibinden bile daha basittir. Kanban projesinde işçilerden çok daha önemli olan konu, yönetimin projeye yaklaşımıdır.

Proje uygun yönetiliyorsa işçi faktörü sizi en az yoran elementlerden biri olacaktır.

  • Piyasa şartları çok yıpratıcı, bu stres altında bir de Kanban’la uğraşacak enerjim yok

Kanban için çok geç
Kanban için çok geç

Hem şirketler hem de insanlar için temel endişemiz “kendimizi güvende hissetme” duygusudur. Şirketler hayatta kalmakla ilgili ciddi endişeler taşıyorsa Kanban gibi takım çalışması ve vizyon gerektiren bir konuya odaklanmakta problem yaşanması kaçınılmazdır.

Öte yandan, paradoksal bir şekilde, sizi rakiplerinize göre bir üst segmente taşıyacak olan şey, yalın uygulamalar ve onun Kanban gibi araçlarıdır. Tavsiyemiz şudur: Eğer işleriniz bir kriz noktasında değilse, borç alacak dengenizi bir şekilde yönetebiliyorsanız, yalın uygulamalara başlamak için fazla beklemeyin.

Rakiplerinize göre geride kaldığınızda ve var olma derdine düştüğünüzde yalın uygulamalara adım atmakla ilgili istediğiniz ortamı bulamayabilirsiniz.

  • Biz dönemsel çalışıyoruz. Yani, yılın belli aylarında çok yoğun üretim yaparken diğer zamanlarda tempomuz aşırı düşüyor. Bu şartlar altında Kanban’ı kullanamayız.

İsraflarınızı minimum seviyede tutabilmek adına üretimlerinizi (ve tabii malzeme akışınızı) müşteri talebini göz önüne alarak, mümkün olan en geç zamanda yapmalısınız. Yani, mevcut işgücünüzle sadece yarım gün imalat yapmanız gerekiyorsa, yarım günlük işi tam güne yayıp yavaş yavaş yapmak yerine, işi yarım günde bitirin. Kalan zamanda üretim yapmayın.

Bu kalan boş zamanda ne yapacağınız konusunu ayrıca düşünün. Fakat akışı bozmayın, üretim hızınızı akordeon gibi arttırıp azaltmayın.

Akış bu şekilde sağlandıktan sonra Kanban elbette problemsiz çalışacaktır.

  • Aynı parçanın çok sayıda farklı varyasyonlarına sahibiz. Örneğin tek bir parçanın 20 farklı renk varyasyonu var. Bugün belli bir renk talep edilirken bir hafta sonra başka bir renk talep ediliyor. Her renk için maksimum talep ihtiyacını göz önüne alarak Kanban uyguladığımızda stoklarımız çok artıyor.

Bu durumu her renk için toplam Kanban kart sayısını talebe göre dönemsel arttırıp azaltarak çözebilirsiniz. Fakat Kanban uygulamasında kart sayısının çok sık ve kontrolsüz değiştirilmesi tavsiye edilmez.

Bunun yerine temeli Kanban’a dayanan CONWIP adlı çözümü kullanabilirsiniz. CONWIP’te belli bir ürün için kart sayısı sabittir fakat kartın üzerinde ürünün varyasyon bilgisi (örneğin rengi) bulunmaz.

Varyasyon bilgisi kartın döngüsü sırasında kanban yöneticisi tarafından tespit edilir ve üretimden önce kartın üstüne yazılır.

CONWIP ile ilgili daha sonra açıklayıcı bir yazı yazacağım

🙂

 

Kanban’la Stoklarımı Takip Edebilir miyim?

Stoklarınızı geleneksel yöntemle izlediğiniz gibi Kanban’la da izleyebilirsiniz. Fakat geleneksel yöntemden farklı olarak Kanban stok yönetimi hakkında şu şekilde farklı bir yaklaşım getirir:

“Stok seviyenizi a) minimum seviyenin altına düşürmeyen, b) sizin belirlediğiniz maksimum seviyenin üstüne çıkarmayan bir sisteminiz varsa anlık fiili stok miktarını görmek için boş yere enerji harcamanıza gerek yoktur.”

Kanban sisteminde tüm stoklar için (hammadde, yarı mamul, bitmiş ürün) izin verilen maksimum stok seviyesi hesaplanır ve ona göre Kanban kartı sayıları belirlenir. Ayrıca her bir Kanban döngüsü için “stok kritik seviyede” alarmını tetikleyecek minimum Kanban kartı sayısı belirlenir.

Yöneticiler Kanban kartlarını sahada düzenli kontrol eder ve varsa minimum seviyenin altına düşen Kanban döngüleriyle ilgili Kaizen çalışması başlatır.

Kanban kartı olmadan üretim yapılamayacağı için belirlenen Kanban kartı sayısına karşılık gelen stoktan daha fazla parçanın üretilmesi imkânsızdır. Bu yüzden her parça için stokta tam olarak kaç adet bulunduğu konusu önemsizdir.

Kanban yöneticisi için aşırı stokla mücadele etmek demek mevcut döngülerde kart sayısının azaltılıp azaltılamayacağını kontrol etmek demektir. Örneğin 5 adet Kanban kartı olan bir döngüde kart sayısını 4’e düşürmenin mümkün olup olmadığını araştırmak demektir. Bu ayrı bir Kaizen çalışması demektir.

Geleneksel stok yönetiminde düzenli aralıklarla fiili stok ölçülür ve eksik veya fazla stok durumuna göre işlem yapılır. Bu yüzden vakit alıcıdır, yorucudur ve yönetilmesi zordur.

Kanban sadece, varsa, kritik seviyenin altına düşmüş stoklara odaklanır. Yukarda açıklandığı gibi kritik seviyenin altında olmayan stokların tam olarak kaç adet olduğu ile ilgilenilmez. Kanban yaklaşımı sonuca odaklıdır, faydası olmayan verilerin toplanması ile ilgili boşa enerji harcanmaz bu yüzden de geleneksel yönteme göre daha verimlidir

İhtiyacınız olmayan bilgiyi görmenize de gerek yoktur
İhtiyacınız olmayan bilgiyi görmenize de gerek yoktur

Şöyle bir örnekle açıklayalım: Algılarını maksimum kapasitede kullanmak durumunda olan bir Formula 1 pilotu için geleneksel benzin göstergesi gereksiz ve yorucudur. Çünkü pilot düzenli aralıklarla benzin göstergesine bakmak ve her seferinde benzinin kritik seviyenin altına düşüp düşmediği ile ilgili bir muhakeme yapmak durumundadır ve belki yüzlerce kez baktıktan sonra benzinin azaldığını görüp yakıt almak üzere istasyona girmelidir.

Oysa fiili benzin miktarını göstermeyen ve sadece istasyona girmesi gerektiği durumda kırmızı bir ışık yakan basit bir gösterge Formula pilotu için çok daha pratiktir.

Birincisi geleneksel stok yönetimine, ikincisi Kanban ile stok yönetimine karşılık gelir.

🙂

 

Siparişe göre üretim yapıyor olmak Kanban kullanımına engel midir?

Öncelikle Kanban uygulamasını neden tercih ettiğimizi hatırlayalım: Değer akış haritası çalışmalarının çoğu, ortaya çıkan gelecek durum haritasında stok devir süresini düşürmek ve stok seviyelerini azaltmak için “itme” yerine “çekme” yani Kanban sistemini önerir.

İstenen katma değerin sağlanması için değer akış haritası ve neticesinde Kanban çalışması yüksek hacimli bir ürün grubu için yapılır.

ships

Seçilen ürün grubunun sipariş üzerine imal ediliyor olması Kanban uygulamasının tercih edilmesi konusunda belirleyici değildir. Belirleyici olan siparişin yüksek hacimli olmasıdır. Yani sipariş aldığınız ürün grubu (ürün değil ürün grubu) için üretim haftalar hatta aylar sürüyorsa Kanban elbette gelecek durum haritasında hedeflenen katma değeri sağlayacaktır.

Fabrikalar için sipariş usulü çalışıyor olmanın sebebi, ürünlerindeki bazı alternatifli özelliklerin her siparişte değişebiliyor olmasıdır. Örneğin farklı voltaj değerleri (110 Volt, 220 Volt gibi), farklı renkleri, hatta üzerinde farklı lisanda uyarı yazı alternatifleri olan bir ütü için, tüm detayları içeren müşteri siparişi alınmadan üretim yapılması tercih edilmez.

Oysa farklı alternatifleri olsa da ütünün birçok parçası (tutamak gibi) ortaktır. Ayrıca, ortak olmayan parçaların arasında birçok parçanın kullanımı diğerine göre daha fazladır. Örneğin 220 V ütü satışları 110 V ütülere göre 20 kat fazla olabilir. Bu gibi ortak veya çok kullanılan yarı mamul parçaları için Kanban kullanımı elbette uygundur.

Az kullanılan parçaların da Kanban ile yönetilmesi mümkündür. 110 Volt ütü siparişi gerçekten azsa, sipariş olmadığında 110 V ütü rezistansını için Kanban kartı sayısını çok az tutabilirsiniz. Hatta politika olarak 110 V için sipariş ile üretim arasında uzun bir süre koymayı kabul ediyorsanız Kanban kartı sayısını sıfırlayabilirsiniz.

Uzun bir beklemeden sonra yüklü bir 110 V siparişi alacak olursanız Kanban kartı sayılarını dönemsel olarak çoğaltıp üretimi yönetebilirsiniz.

Neticede, az kullanılan egzotik yarı mamullerin çekme veya itme ile yönetilmesi, büyük resim için çok önemli olmayan, firmaya özgü bir tercihtir. Bu tercihin, değer akış haritası iyileştirme hedefinizde belirleyici ve etkileyici olması mümkün değildir (çünkü kullanım hacmi düşüktür).

Sipariş usulü çalışmada Kanban kullanımında problem yoktur. Bu konu egzotik yarı mamuller için Kanban tercih edilmesi veya edilmemesi kararı ile karıştırılmamalıdır.

🙂

 

Elektronik Kanban – Kartlı Kanban Karşılaştırması

Kartlı Kanban sunduğu kullanım kolaylığının yanında yönetilmesi gereken 2 konuyu beraberinde getirir.

Birincisi Kanban kartının kaybolma riskidir. Kanban kartları kurulan döngüye göre farklı noktalarda bulunabilir. Örneğin bir kısmı depoda, bir kısmı üretimde, tedarikçide veya yolda olabilir.

Kanban döngülerinin sayısı arttıkça kartların kaybolup kaybolmadığından emin olmak zorlaşır. Kanban kartının kaybolması yöneticilerin kontrolü dışında ilgili parçanın stoğunun azalması anlamına gelir. Bu durum elbette stoksuz kalma riskini beraberinde getirir.

kum-saati

Elektronik Kanban sistemlerinde bir kartın kaybolduğu kısa zamanda tespit edilebilir. Basit bir ilk giren ilk çıkar uygulaması ile belirli bir süre bulunduğu konumu değiştirmeyen Kanban kartının kaybolduğundan şüphe edilir ve ilgili lokasyon kontrol edilir.

Kanban sistemlerinde yönetilmesi gereken belki en önemli konu kart sayısıdır. Kart sayısı çok düşük tutulursa stoksuz kalma riski ile karşı karşıya kalınır. Kart sayısı çok ise aşırı stok oluşturulur ki biz Kanban’ı zaten stoklarımızı makul seviyede tutmak için yapıyoruz.

Kartlı Kanban’da düzenli aralıklarla kart sayıları kontrol edilmelidir. Kart sayıları sık sık riskli seviyenin altına düşüyorsa kart ilave edilmelidir. Kart sayıları yani stok seviyeleri her zaman ihtiyaçtan fazla ise kart eksilterek aşırı stok azaltılmalıdır.

Elektronik Kanban sistemlerinde kart sayıları geriye dönük olarak anlık raporlanabilir. Böylece riskli seviyede düşük stoklar ve gereksiz yere yüksek olan stoklar anlık izlenebilir. Böylece Kanban sisteminin yaratacağı potansiyel problemler oluşmadan engellenir ve stok optimizasyonu sağlanır.

🙂

 

Mavi yakaların Yalın Projelerdeki Yeri

Yaşadığımız muhitte tramvay çalışmaları yapılıyor. Anladığım kadarıyla belediye “yeni yıldan önce deneme sürüşleri yapılacak” diye hırs yaptı. 2016’nın son günlerinde hummalı bir çalışma başladı.

Araba ile tramvay yolunun yanından geçerken bu deneme sürüşlerinin birine şahit oldum. Yaklaşık 3 otobüs uzunluğundaki, modern ve şık görünümlü bir tramvay neredeyse yürüme hızıyla yavaş yavaş yol alıyordu.

Bizi ne motive eder?
Bizi ne motive eder?

 

Ben araba ile tramvayın yanından geçerek ilerledim. Yaklaşık 400 metre ötede tramvay durağının olduğu yere geldim. Tramvay çok yavaş gittiği için epey geride kaldı. Durağın olduğu noktada 8 – 10 işçi ellerinde fırça ile rayların arasına girmiş toz toprağı temizliyordu.

İşçiler birden tramvayın kendilerine doğru geldiğini fark ettiler. Bu esnada işçilerin heyecanı görülmeye değerdi. Hemen hepsi yüzlerinde büyük bir mutlulukla yaklaşmakta olan tramvayı da kare içine alacak şekilde selfi çekmeye başladı. İnanın proje baş mimarı kadar heyecanlı ve gururluydular o an için.

Yalın projelerinizde mavi yakalıları takım içine sokmayı atlamayın. Siz istediğiniz çalışmayı yapın, sonuç olarak ürün üzerindeki vidayı sıkan, uygun kaynak işlemini yapan onlardır. Onlar elbette kaliteli iş yapmanızı sağlayan önemli elementlerden biridir. Ve tıpkı tramvay işçilerinde olduğu gibi onları motive etmek, yaptıkları işlerle gurur duymalarını sağlamak hiç de zor değildir.

🙂

 

2 kutu sistemi (2 bin system) nedir?

Kanban sisteminin en basit formudur diyebiliriz. Bir örnekle nasıl çalıştığını açıklayalım:

Diyelim ki bir hastanede sarf malzeme depo yöneticisiniz. Müdürünüz sizden çok anlaşılır bir şey istiyor: a) hastaneyi stoksuz bırakma, b) aşırı stokla çalışma, çünkü stok paradır.

pills

Geleneksel yöntemde, bir stok takip programı kullanmanız ve stok seviyesi azaldıkça ilgili malzemeler için sipariş vermeniz gerekir. Bu arada birçok problemle baş etmeye çalışırsınız: Sistemdeki stoklarla gerçek stoklar arasında uyuşmazlık olur, malzeme giriş ve çıkış kayıtlarını önce bir forma sonra sisteme girmeniz gerekir, malzeme bitme endişesiyle aşırı stok yaparsınız, bir grup malzemenin son kullanma tarihinin geçtiğini fark edersiniz, vesaire, vesaire.

2 kutu sistemi son derece basit, yalın ve neredeyse bilgisayar gerektirmeyen ve kusursuz çalışan bir sistemdir.

2 kutu sistemi için önce tüm sarf malzemeleriniz için günlük tüketim miktarını ve tedarik süresini hesaplarsınız. Her bir sarfı 2 kutuya koyacağınızı düşünerek her bir kutu içinde yer alacak sarf malzemesi sayısını hesaplarsınız.

Örneğin, bir ön çalışma ile “şırınga seti” için şuna benzer bir veriye ulaşırsınız. “2 kutunun her birine 30 adet şırınga seti koyarsam, (toplam 60 şırınga) şırınga stoğu hiç bitmeden ve aşırı stok yapmadan hastanenin ihtiyacını karşılayabilirim”. Tabii ki her biri 30 şırınga seti alacak 2 kutunun fiziksel boyutlarını belirleyip bu kutuları temin etmeniz gerekir: ne çok küçük ne de gereksiz yere büyük.

Sonrasında yapmanız gereken şey depoda bir raf sistemi yapmak, şırınga kutularının duracağı gözü belirlemek ve her birinde 30 adet şırınga bulunan 2 kutuyu ilgili göze arka arkaya koymaktır. İlgili bölümler sizden şırınga istedikçe ( 3 adet, 5 adet gibi) öndeki kutudan alıp verebilirsiniz.

Öndeki kutu bitince bu kutuyu yerinden çıkarırsınız. Böylece arkadaki dolu şırınga kutusu öne kayar (raflar öne doğru hafif eğimli olmalıdır). Elinizdeki boş kutu ise en üst rafa konur. En üst rafta sarf malzemesi yoktur sadece boş kutuların konması için tahsis edilmiştir.

Önceden tespit ettiğiniz belirli aralıklarla (örneğin 2 saatte 1 gibi) bir görevli depoyu ziyaret eder ve sadece en üst raflardaki boş kutuları inceler. Boş kutuların üzerindeki etiket bilgilerini kaydeder veya tercihan kutu üzerindeki barkodu okutarak 30 adet şırınga talebinin şırınga tedarikçisine otomatik gönderilmesini sağlar.

Tedarikçi 30 adet şırıngayı hastane deposuna gönderdiğinde şırıngalar boş şırınga kutusunun içine konur ve dolu kutu şırıngaların durduğu göze, öndeki kutunun arkasına konur. Öndeki kutu boşaldığında üstteki döngü tekrar eder. Mevcut şırınga stoğu asla 60’dan daha fazla olamaz.

Tabii şırınga dışındaki diğer sarflar da benzer bir sistemle çalışır. Malzemeler tüketildikçe tedarikçiye otomatik sipariş gönderilir.

“Ne kadar stok kalmış, kritik stok seviyesinin altında mıyım” gibi karmaşık tedarik yazılımlarına gerek yok, malzeme tüketildikçe kendi kendine çalışan hem basit, hem etkin, harika bir sistem.

Çalışır mı? Çalışır, hem de şiir gibi!

🙂

 

Madem Kanban uygun bir araç, neden yaygın kullanımı yok?

Kanban yalın üretim araçlarından biridir. Yalın yaşayabilmek için 3 ön şart ortaya koyar.

  • Uzun dönemli strateji, kararlılık ve sabır gösteren üst yönetim
  • Problemleri gün yüzüne çıkaran bir üretim sistemleri
  • Problem çözmeye istekli ve yetenekli insanlar yetiştiren bir kültür ve sistem

Bu üçlü saç ayağı olmadan Kanban uygulamaları çok uzun ömürlü olmayacaktır. Özellikle ilk madde hayatidir.

“Bekâra karı boşamak kolay” derler. Sanayicilerimizin içinde bulundukları zorlukların farkındayım. Artan rekabet ortamı, sonu gelmez müşteri talepleri, sınırlı kâr marjları sanayicileri çok yıpratıyor.

mind

Tıpkı hayati tehlike altındayken savaşmak veya kaçmaktan başka bir şey düşünemeyen bir canlı gibi sanayicilerimiz de böylesi yüksek stresli bir ortamda uzun dönemli kararlılık gerektiren ileri üretim tekniklerine konsantre olmakta zorlanıyor

Öte yandan üretimde sınıf atlamanın yolu Yalın ve Kanban gibi uygulamalardan geçiyor. Bu uygulamalarda yol alan firmalarda inanılmaz verim artışlarına şahit oluyoruz. Bu durum da bir realite olarak sanayicilerimizin karşısında duruyor.

🙂

 

Bir planlamacı için Kanban ne anlama geliyor?

Kanban’ın devreye alınmasıyla Kanban döngüsüne giren parçaların MRP kapsamından çıkarılması gerekiyor. İlerki aşamalarda örneğin parçaların (item) %80’i Kanban kapsamına girmişse, MRP sadece kalan %20’ye giren parçalar için çalışacak demektir. Tüm parçalar Kanban ile yönetilmeye bağladığında MRP ile vedalaşabilirsiniz. (İstisnaları için “Kanban ile ERP’siz yaşam mümkün müdür?” adlı yazıya bakabilirsiniz.)

//pixabay.com/en/concept-man-papers-person-plan-1868728/

Üretim dikensiz gül bahçesi değildir. Her sistem için geçerli olduğu gibi Kanban’ın da yönetilmeye ihtiyacı vardır. Kanban kartı sayısının yönetilmesi ve üretimin doğru şekilde seviyelendirilmesi için titiz ve yoğun çalışma yapılması gerekir, özellikle Kanban’ın ilk evrelerinde.

Yalın üretin aracı olarak Kanban sadece üretimcileri ve kalitecileri değil planlamacıları da sahaya çağırır. Planlamacılar Kanban’ın sağlıklı çalıştığından emin olmak ve sürekliliğini sağlamak için vakitlerinin çoğunu sahada geçirmelidir.

Daha önemlisi yıllardır acısıyla tatlısıyla MRP sistemi ile yaşadıktan sonra şimdi MRP’nin pasifize edildiği bambaşka bir sisteme evrilmenin yaratacağı şok dalgalarıyla, yani değişime gösterilen direnç ile baş edebilmektir.

“Değişime direnç” gösterenlere eleştirel yaklaşan klişelere itibar etmiyorum. Her değişim önerisi desteklenecektir diye bir kural yok. Değişime direnç göstermek yerine göre gerekli ve haklı olabilir. Önemli olan “verilerle” konuşabilmektir, “duygularla” veya “inançlarla” değil.

Yani kanban’a karşı iseniz itirazınızı veriler ve örneklerle yapmalısınız. Hiçbir açıklama getirmeden “çalışacağına inanmıyorum” demek verilerle konuşmadığınız, adı üstünce inanç ve duygularınızla konuştuğunuz anlamına gelir.

🙂